Se habla mucho de la nueva profesión: el experto en automatizaciones. Pero… ¿Qué hace realmente? ¿Necesitas uno?
Piensa en todas las tareas que implican tener un negocio. Al final del día, gastas más tiempo en tareas administrativas, que en creación de contenido o tareas estratégicas.
Facturas, envío de emails, comunicación con el cliente, publicación de post y artículos, entregas del producto y un largo etcétera.
Tareas que son muy mecánicas pero que, una a una, te ocupan horas de trabajo.
Así que, delega gracias a la automatización de procesos y dedica tu tiempo a lo que realmente importa en un negocio.
¿En qué consiste la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en el uso de la tecnología para que los procesos se hagan de forma automática. Ni más, ni menos.
Y no. No hace falta un robot de la Nasa. Basta con un ordenador. Y es que, hoy en día existen multitud de programas, aplicaciones, webs y herramientas para automatizar todo tipo de tareas.
De esta forma, muchas de las tareas manuales que implican procesamiento de datos o actividades más mecánicas (y no tanto), se pueden quedar programadas para que se hagan “solas”.
¿Lo necesitas para tu negocio? Si tienes un negocio digital, tienes tareas 100% automatizables. Piénsalo: enviar emails, preparar facturas, analizar los datos de tus clientes, medir los beneficios… Todo.
¿Qué puede hacer un experto en automatizaciones en un negocio?
Aligerar la carga de trabajo
Automatizar la administración de tareas te permitirá optimizar los flujos de trabajo para evitar tareas duplicadas, tareas bloqueadas y tareas olvidadas.
Además, eliminas todas las tareas donde el ser humano es prescindible para que el personal se dedique a las tareas más productivas y valiosas.
Ahorrar tiempo y dinero
Todas las tareas de un negocio son importantes y no puedes prescindir de ninguna. Pero, no todas ellas tienen que ser realizadas por una persona ¿no?
Seguro que tienes más de una persona realizando tareas que pueden automatizarse y ahorrarse para que el personal pueda enfocarse en tareas más productivas y valiosas.
Regla de oro: si un humano no le está aportando valor a la tarea, es porque puede ser automatizado.
Por ejemplo:
- ¿Contactas con el cliente a través de una llamada de Zoom porque así es más cercano y personalizado? No se puede automatizar.
- ¿Contactas con el cliente a través de un mensaje que previamente has dejado redactado? Se puede automatizar.
Además, al sustituir la vulnerabilidad humana por la precisión de la máquina, se evitan los costes provocados por los errores y la ineficacia.
Acortar el ciclo de ventas y mejorar la experiencia del cliente
Todos y cada uno de los usuarios de internet son impacientes. Por lo que, crear un proceso automatizado es, sin duda, un win-win.
Ya sea para realizar el pago de forma rápida y efectiva… Como para responder a las preguntas del cliente o facilitarle la entrega del producto.
Automatizar estos procesos será una de las claves por la que tu cliente repita.
Reducir el error humano
Los errores son inevitables. Somos humanos y un error al coger un número de contacto, un error al enviar un email, un error en el análisis de datos… Es posible y completamente normal.
No obstante, estos errores pueden perjudicar al negocio, haciéndole perder leads, clientes y dinero.
Con la automatización de procesos no tienes que preocuparte por estos errores humanos. Puedes procesar, transferir y enviar datos de forma inmediata.
Además, gracias a la labor de un experto en automatizaciones, puedes incluso prevenir el fallo humano con notificaciones de sospechas de error.
Hacer crecer el negocio
Llegado a un número de clientes considerable, es posible que gestionarlos a todos sea un problema.
Así que, automatizar tu negocio te permitirá seguir ampliando tu red de clientes y, por supuesto, llegar a más personas.
¿Qué tipo de tareas puedes automatizar?
Publicar en redes sociales
Muchos negocios digitales apuestan por las publicaciones en redes sociales para crear un público orgánico y tener presencia en redes.
Si este es tu caso, sabrás que publicar diariamente puede ser agotador.
Para ello, puedes reducir esta tarea a un solo día y dejar preparadas las publicaciones de todo un mes con antelación.
Existen plataformas que te permiten programar fotos, videos y textos en tus redes sociales en una fecha y horas determinadas para que se publique automáticamente.
Aquí puedes descubrir 12 plataformas que permiten automatizar tus redes sociales.
Atención al cliente
Otra gran tarea de un experto en automatizaciones (y que es sin duda de las más importantes y efectivas) es la atención al cliente.
Un chatbot (ya sabes, un chat con mensajes automáticos que responde a las preguntas de un cliente detectando palabras clave) es una herramienta muy potente para mejorar la atención al cliente.
No solo te permitirá mejorar la satisfacción del cliente por obtener información clara y rápida… Te permitirá ahorrar todo el trabajo que supone responder a los clientes de uno en uno y de forma personalizada.
Si quieres configurar tu chatbot en Facebook Messenger puedes consultar aquí el paso a paso.
Administración y gestión de tareas
¿Tienes un equipo de personas donde cada uno se encarga de una tarea dentro de varios proyectos?
Puede ser una locura asignar tareas y llevar un seguimiento de las mismas. A no ser que tengas este proceso automatizado.
Automatizar la administración y gestión de tareas te permite tener un panel donde revisar de un vistazo qué tarea está siendo realizada por cada persona y en qué fase se encuentra.
Además, puedes automatizar el traspaso de tareas. Por ejemplo, si la tarea de un diseñador depende de que el copy termine la tarea, puedes programarlo de tal forma que cuando el copy termine su parte, automáticamente le llegue la notificación de su tarea al diseñador.
Igualmente, puedes programar recordatorios de las tareas, plazos, etc.
Comunicación con leads y clientes
El email marketing cobra gran importancia en los negocios digitales: automatizar el envío de emails y comunicaciones con tu lista de contactos puede librarte de horas de trabajo.
El experto en automatización te permitirá crear un sistema en el que los emails se envían de forma automática en el momento exacto a la persona exacta.
Imagina por ejemplo que un cliente acaba de comprar tu producto. Necesita al instante un mensaje de confirmación. Gracias a una automatización, la compra se registra en el mismo momento en el que se realiza el pago y se envía la comunicación en pocos segundos.
Las automatizaciones de email marketing también te permiten enviar comunicaciones en función de otros comportamientos de tus leads y clientes para tener una comunicación personalizada con cada uno.
Análisis de datos
Si tienes un negocio digital es vital conocer cómo está funcionando para determinar medidas.
Es interesante recoger datos como el email de contacto de tus clientes, qué producto ha comprado cada uno, hace cuanto es cliente, desde donde te ha comprado, con que frecuencia visita tu web, etc.
Una infinidad de datos que, gracias a una automatización, puedes recoger de forma precisa y sin error para crear estudios, métricas y gráficas que te ayudarán en tus estrategias.
Para ello, el experto en automatizaciones puede crear un CRM personalizado.
Si quieres saber más sobre los CRMs y qué opciones tienes en el mercado, puedes consultarlo aquí.
Facturas y nóminas
Esa tediosa tarea que llega religiosamente a final de mes… Déjala en manos de tu experto en automatizaciones porque tienes la oportunidad de programar el envío y el pago de todas las facturas.
Un experto en automatización en un negocio te permitirá, no solo ahorrar costes, tiempo y esfuerzo, sino agilizar los procesos para hacer crecer tu empresa.
Porque, cuando un negocio empieza a crecer, llega un momento donde los datos, los clientes, las cifras y los procesos se desbordan.
Y no solo cuando ya ha crecido. También en los primeros pasos donde te interesa dedicar tu tiempo a las tareas de creación de contenido, estrategias de producto o personalización. Y no tareas mecánicas que pueden ser automatizadas.
