Cómo empezar a automatizar la contabilidad de tu negocio digital

Cómo empezar a automatizar la contabilidad de tu negocio
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Si eres empresario o propietario de una pequeña empresa, sin duda la contabilidad puede ser uno de los procesos más difíciles de gestionar. 

Estar al día con el papeleo y gestionar los presupuestos puede restarte un tiempo precioso para centrarte en lo que realmente importa: ¡tus clientes! 

Sin embargo, ahora es más fácil que nunca automatizar la contabilidad en la era digital. 

Hacerlo no sólo facilita el seguimiento de las finanzas, sino que acelera la facturación, la teneduría de libros, la declaración de impuestos y mucho más. 

Con las soluciones de contabilidad automatizada disponibles para cada tamaño de empresa y requisito financiero, nunca más tendrás que preocuparte por entradas conformes o números incorrectos en sus libros. 

En este artículo analizaremos por qué automatizar la contabilidad de tu empresa es esencial para el éxito, tanto a corto como a largo plazo.

Ventajas de automatizar la contabilidad

  1. Agiliza los procesos de contabilidad: automatiza la introducción de datos y el almacenamiento de documentos para ahorrar tiempo.
  2. Informes financieros precisos: los sistemas automatizados son más fiables que los métodos manuales.
  3. Mejora de la gestión del flujo de caja: mejor seguimiento de los pagos y las cuentas por cobrar.
  4. Reducción de los errores humanos: automatización de los cálculos para evitar costosos errores.
  5. Aumentar la transparencia: proporciona a las partes interesadas información detallada sobre los resultados financieros.
  6. Auditorías más rápidas: los sistemas contables automatizados facilitan y agilizan el proceso de auditoría.

 

Agiliza los procesos de contabilidad

Agiliza los procesos de contabilidad puede proporcionar a las empresas un sinfín de ventajas. 

En primer lugar, permite un uso más eficiente del tiempo y los recursos, ya que las tareas más mundanas y lentas las gestiona el software. 

La automatización también garantiza una mayor precisión en los cálculos, informes y registros financieros gracias a los algoritmos incorporados que comprueban tres veces todas las entradas. 

Además, la automatización ayuda a detectar fraudes y abusos, así como a mejorar la seguridad general. 

Por último, la automatización de la contabilidad suele reducir los costes y mejorar el servicio al cliente al aumentar el tiempo de respuesta en tareas como el procesamiento de nóminas o las consultas sobre facturación. 

En definitiva, las ventajas de la automatización de la contabilidad no pueden ignorarse cuando se trata de optimizar las operaciones empresariales.

Elaboración de informes financieros

La elaboración de informes financieros precisos es una tarea importante para cualquier empresa. 

Los métodos manuales tradicionales dejan mucho margen para el error humano y rara vez siguen el ritmo de la gran demanda de información puntual. 

Los sistemas automatizados no sólo ahorran incontables horas de mano de obra, sino que proporcionan sistemáticamente datos más fiables que los métodos manuales. 

Gracias a los sistemas automatizados, las empresas tienen acceso a información actualizada libre de sesgos o errores humanos, caminando con paso firme por la delgada línea que separa el rendimiento económico del escrutinio público. 

A medida que la tecnología sigue mejorando, los informes financieros modernos están preparados para ser aún más eficientes y precisos.

Gestión de la tesorería

La gestión de la tesorería es un aspecto esencial de la dirección de una empresa, y un mejor seguimiento de los pagos y las cuentas por cobrar puede ayudar a los empresarios a ajustarse al presupuesto y maximizar los beneficios. 

Gracias a una mejor gestión de la tesorería, las empresas pueden hacer un seguimiento más preciso de su dinero y saber a dónde deben asignarse los fondos. 

Esto permite a las empresas identificar las áreas que necesitan mejoras y hacer ajustes para un uso más eficaz de los fondos de la empresa. 

Al realizar un seguimiento más detallado de las cuentas por cobrar, las empresas tendrán un mejor conocimiento de la rapidez con la que los clientes pagan sus facturas, lo que se traduce en menos tiempo dedicado a perseguir los pagos atrasados. 

La mejora de la gestión del flujo de caja también puede proporcionar a las empresas información importante para gestionar los fondos de forma proactiva, aumentando en última instancia los beneficios con el tiempo.

La automatización de los cálculos

La automatización de los cálculos en sistemas complejos se ha convertido en un recurso inestimable para empresas y organizaciones de todo el mundo. 

La automatización ayuda a reducir los errores humanos, eliminando costosas equivocaciones y permitiendo la exactitud de los datos con niveles constantes de precisión.

 La automatización de los cálculos elimina la posibilidad de que se produzcan errores aritméticos, ya que los ordenadores pueden procesar los cálculos más rápido que cualquier ser humano y con una precisión del 100%. 

Esta tecnología también reduce los retrasos debidos a resultados incorrectos debidos a errores humanos; en muchos casos, la automatización de los cálculos permite realizar operaciones y procesos que, sin la automatización, habrían llevado demasiado tiempo.

Aumentar la transparencia

Aumentar la transparencia puede ser inmensamente beneficioso para una organización y sus partes interesadas. 

Al proporcionar información detallada sobre los resultados financieros, tanto los accionistas como los empleados pueden comprender mejor la situación financiera actual de la organización. 

Además, esta información contribuirá a aumentar la credibilidad en el mercado y a reforzar las relaciones con clientes, proveedores y socios. 

Además, podría incluso actuar como catalizador para impulsar un cambio positivo debido al aumento del escrutinio público sobre las prácticas organizativas. 

Auditorías más rápidas

Los sistemas de contabilidad automatizados hacen que las auditorías sean más rápidas y eficaces que nunca.

 Las auditorías tradicionales requieren el examen de archivos en papel, lo que puede llevar mucho tiempo. 

Con los sistemas de contabilidad automatizados, todo es fácilmente accesible en formato digital, lo que elimina la necesidad de laboriosas búsquedas en archivos físicos. 

Esto no sólo ahorra un tiempo valioso, sino que también aumenta la precisión y reduce el coste de la auditoría. 

Además de agilizar tareas mundanas como la introducción de datos y los cálculos, los sistemas de contabilidad automatizados también pueden realizar un seguimiento de los cambios dentro de una empresa, señalando cualquier anomalía para un examen más detallado por parte de un auditor. 

El proceso de auditoría es ahora más productivo, ya que los contables pueden dar prioridad a actividades de mayor valor en lugar de limitarse a recopilar y verificar datos.

Herramientas para automatizar la contabilidad más utilizadas

Holded

Ofrece una visión global de los movimientos financieros, así como herramientas para simplificar la gestión general.

El software crea asientos para ventas y compras y permite la integración con programas externos como A3 Accounting, PayPal y Stripe. 

La conciliación bancaria automática permite agilizar los procesos contables de la empresa. 

Su diseño intuitivo simplifica la experiencia del usuario, mientras que el seguimiento de datos en tiempo real proporciona a los usuarios la máxima visibilidad del progreso de su empresa.

Existe una opción de prueba gratuita, con planes a partir de 0 euros al mes para autónomos y 25 euros anuales para empresas.

Dispone de envío automático de facturas a clientes de manera mensual.

El cliente cuenta con un espacio dentro de la aplicación donde puede ver sus facturas. De esta manera nos ahorramos tener que enviarlas de manera manual.

Cuenta con un  buzón de email  para recibir todas las  facturas de pago y así luego poderlas meter fácilmente.

Visionwin

Es una veterana plataforma de contabilidad y facturación que ofrece una semana inicial de soporte técnico gratuito y actualizaciones con coste. 

Permite a los usuarios acceder a varios gráficos e informes para hacer un seguimiento de gastos e ingresos, con planes a partir de 29,99 euros al mes o 299 euros al año.

Contamoney

Contamoney se centra en la tesorería empresarial, especialmente adaptada a las PYME; incluye actualizaciones del programa, consultas por correo y asistencia telefónica, con precios a partir de 10,90 euros + IVA al mes o 105 euros + IVA al año.

Quipu

Convierte pedidos, albaranes, presupuestos a facturas desde un único panel.

Te permite conocer en todo momento los pagos realizados, facturas emitidas y su estado.

Tiene disponible + de 200 integraciones y te permite crear la documentación necesaria para la presentación de los trimestrales.

Docuten

Docuten se especializa en contabilidad automática con servicios de gestión de documentos y firma digital.

Toda la documentación laboral, incluidos los contratos de trabajo y los documentos de Prevención de Riesgos Laborales, pueden firmarse electrónicamente.
De esta manera elimina la necesidad de papel, ahorrando tiempo y dinero.

Qué debo de tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de contabilidad automatizado

Comprende bien las necesidades de tu empresa y qué tipo de automatización necesitas.

Compara las características y ventajas de las distintas soluciones de software disponibles.

Considera el coste de compra o suscripción, junto con los gastos asociados de instalación y formación.

Investiga los comentarios online y las opiniones de los clientes para hacerte una idea de la facilidad de uso del software. 

Considera si el sistema puede integrarse fácilmente con otras aplicaciones de terceros, como nóminas, facturación e impuestos

Infórmate sobre los servicios de atención al cliente ofrecidos para ayudar a resolver cualquier problema o responder a preguntas.

Tener claro qué tareas quieres y necesitas automatizar a través del análisis del tiempo diario empleado a la contabilidad y otras tareas asociadas.

Y si tienes dudas respecto qué herramienta utilizar, o cómo empezar a automatizar tu contabilidad, ponte en contacto con nosotros aquí.

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Israel Huerta

Israel Huerta

Experto en Marketing Automatizado y Funneler Especialista en Active Campaign
Mi objetivo es ayudarte a vender más con tu negocio con un buen embudo de ventas. Automatizar y fidelizar las ventas de tu negocio será mi mantra ;-)

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